VMC-Neuausgabe und -Erneuerung: Proaktive Management-Strategien
Warum proaktives VMC-Management wichtig ist
VMCs müssen jährlich neu ausgestellt und erneuert werden, um die Einhaltung der Branchenstandards zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ihr Markenlogo in den unterstützten E-Mail-Clients sichtbar bleibt. Ein proaktives Management verhindert Fehler, die Ihr E-Mail-Branding stören und eine dringende Abhilfe erfordern könnten.
Verständnis der VMC-Neuausgabe und -Erneuerung
- Jährliche Neuausgabe erforderlich: VMCs müssen alle 397 Tage (etwas mehr als ein Jahr) neu ausgestellt werden, um den bewährten Sicherheitspraktiken zu entsprechen, auch wenn Sie einen Mehrjahresplan haben.
- Erneuerungsprozess: Die Erneuerung umfasst die erneute Validierung Ihrer Marke, Organisation und Domäne sowie die Aktualisierung Ihres BIMI-DNS-Eintrags mit dem neuen Zertifikat.
- Folgen von Versäumnissen: Wenn Sie Ihr Logo nicht rechtzeitig erneuern oder neu ausstellen, kann dies dazu führen, dass Ihr Logo aus den Posteingängen verschwindet und ein vollständiger Revalidierungsprozess zur Wiederherstellung erforderlich ist.
Proaktive Management-Strategien
Kalendererinnerungen und -warnungen
Richten Sie mindestens 60 und 30 Tage vor Ablauf Ihres VMC-Datums automatische Erinnerungen ein, um sicherzustellen, dass Sie den Erneuerungsprozess frühzeitig beginnen.
Zentralisiertes Zertifikatsinventar
Führen Sie ein sicheres, aktuelles Inventar aller VMCs, einschließlich Ablaufdaten, Domänen und zuständiger Ansprechpartner, um verpasste Verlängerungen zu vermeiden.
Eigentümerschaft zuweisen
Bestimmen Sie einen primären und einen Backup-Zertifikatsmanager in Ihrem Unternehmen, der die Erneuerungen überwacht und auf CA-Mitteilungen reagiert.
Überwachung der Einhaltung von BIMI und DMARC
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre DMARC-Richtlinie weiterhin durchgesetzt wird und ob Ihr BIMI-DNS-Eintrag korrekt ist, da Änderungen möglicherweise eine Neuausgabe des VMC erfordern.
Dokumentation im Voraus vorbereiten
Halten Sie die Zertifikate für Marken, die Gewerbeanmeldung und die Genehmigungsschreiben auf dem neuesten Stand und für eine erneute Überprüfung leicht zugänglich.
Test Logo Anzeige
Verwenden Sie nach jeder Neuausgabe die BIMI-Testtools , um sicherzustellen, dass Ihr Logo in allen unterstützten E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird. Dies ist ein häufiges Problem.
Checkliste für die Erneuerung und Wiedererteilung
- Erinnerung an die Erneuerung erhalten: Lassen Sie sich von Ihrem VMC-Anbieter (DigiCert, Entrust, GMO, etc.) benachrichtigen.
- Bestätigen Sie die Details: Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmens-, Marken- und Domäneninformationen unverändert und gültig sind.
- Revalidierung abschließen: Führen Sie alle erforderlichen Revalidierungsschritte mit der Zertifizierungsstelle durch.
- Neues VMC herunterladen: Laden Sie die neue VMC .pem-Datei herunter und speichern Sie sie sicher.
- BIMI DNS-Eintrag aktualisieren: Aktualisieren Sie Ihren BIMI DNS TXT-Eintrag mit der neuen Zertifikats-URL.
- Überprüfen Sie die Logoanzeige: Verwenden Sie die BIMI-Validierungstools, um die Anzeige des Logos und die Konformität zu überprüfen.
- Erneuerung dokumentieren: Dokumentieren Sie die Erneuerung und aktualisieren Sie Ihren Zertifikatsbestand.
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Verpasste Verlängerungsfristen
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf E-Mail-Erinnerungen, sondern verwenden Sie mehrere Warnsysteme und übertragen Sie die Verantwortung an mehrere Teammitglieder.
Veraltete Dokumentation
Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig alle erforderlichen Dokumente, um Verzögerungen bei der Revalidierung zu vermeiden.
DNS-Datensatz-Fehler
Überprüfen Sie Ihren BIMI-DNS-Eintrag nach jeder Neuausstellung, um sicherzustellen, dass das neue Zertifikat korrekt referenziert wird.
Unüberwachte Änderungen
Überwachen Sie auf Änderungen der DMARC-Richtlinie, des Domainbesitzes oder des Markenstatus, die sich auf die VMC-Gültigkeit auswirken könnten.
Verpasste Verlängerungsfristen
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf E-Mail-Erinnerungen, sondern verwenden Sie mehrere Warnsysteme und übertragen Sie die Verantwortung an mehrere Teammitglieder.
Letzte Schritte für kontinuierliche VMC-Konformität
- Planen Sie jährliche Überprüfungen: Überprüfen Sie Ihre VMC- und BIMI-Einrichtung regelmäßig jedes Jahr.
- Pflegen Sie die Kommunikation mit dem Anbieter: Halten Sie die Kommunikation mit Ihrem VMC-Anbieter aufrecht, wenn es um Aktualisierungen von Richtlinien oder Prozessänderungen geht.
- Schulung der Backup-Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die Backup-Mitarbeiter im Erneuerungsprozess geschult sind, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihrer VMC-Erneuerungen und Neuausstellungen?
Weitere Antworten finden Sie in unserem Abschnitt VMC und BIMI FAQ.
Proaktives VMC-Management sorgt dafür, dass Ihr Markenlogo sichtbar und geschützt bleibt. Setzen Sie Erinnerungen, halten Sie die Dokumentation auf dem neuesten Stand und überwachen Sie die Einhaltung, um kostspielige Lücken in Ihrem E-Mail-Branding zu vermeiden.