Organisationsvalidierung für VMC: Erläuterung der Dokumentationsanforderungen

Die Organisationsvalidierung ist ein wichtiger Schritt im VMC-Prozess, der sicherstellt, dass nur rechtmäßige Unternehmen ihre Logos in E-Mail-Clients anzeigen können. Zertifizierungsstellen (CAs) nutzen diesen Prozess, um die rechtliche Existenz, Identität und Berechtigung Ihres Unternehmens zur Verwendung des markenrechtlich geschützten Logos zu überprüfen und so vor Betrug und Missbrauch zu schützen.

• Dokumente zur Unternehmensregistrierung: Legen Sie offizielle Dokumente vor, die die rechtliche Existenz Ihrer Organisation belegen, z. B. eine Gründungsurkunde, eine Geschäftslizenz oder eine Registrierung bei einer staatlichen Behörde.
• Überprüfung des Aktivitätsstatus: Die zuständige Behörde prüft, ob Ihr Unternehmen aktiv ist und sich in einem guten Zustand befindet. Dazu können aktuelle Jahresberichte, Steuererklärungen oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung Ihrer örtlichen Behörde erforderlich sein.
• Bestätigung der physischen Adresse: Reichen Sie einen Nachweis über die physische Adresse Ihres Unternehmens ein, z. B. eine aktuelle Stromrechnung, einen Kontoauszug oder ein Schreiben der Regierung. Die Adresse muss mit den Angaben in Ihrer Gewerbeanmeldung übereinstimmen.
• Identifizierung des Zeichnungsberechtigten: Geben Sie die Person an, die befugt ist, das VMC im Namen Ihrer Organisation zu beantragen. Hierfür kann ein notariell beglaubigtes Bevollmächtigungsschreiben, ein Vorstandsbeschluss oder ein anderes offizielles Dokument erforderlich sein.
• Nachweis des Domainbesitzes: Weisen Sie die Kontrolle über die Domain nach, für die das VMC beantragt wird. Dies geschieht in der Regel durch eine E-Mail-Bestätigung, einen DNS-TXT-Eintrag oder das Hochladen einer Datei auf Ihre Website gemäß den Anweisungen der zuständigen Behörde.
• Dokumentation des Warenzeichens: Legen Sie ein Zertifikat oder einen offiziellen Eintrag Ihrer eingetragenen Marke vor und stellen Sie sicher, dass das Logo genau mit der Marke übereinstimmt.

• Organigramm oder Struktur: Bei komplexen Organisationen kann ein Organigramm erforderlich sein, aus dem die Beziehungen zwischen Mutter-, Tochter- oder Schwestergesellschaften hervorgehen, insbesondere wenn die Marke im Besitz eines anderen Unternehmens ist.
• Lizenzvereinbarungen: Wenn Ihr Unternehmen nicht der direkte Markeninhaber ist, legen Sie einen formellen Lizenzvertrag vor, der die Rechte zur Nutzung der Marke für VMC-Zwecke gewährt.
• Nachweise zur Qualitätskontrolle: Bei lizenzierten Marken sind Unterlagen beizufügen, aus denen hervorgeht, dass der Markeninhaber die Qualitätskontrolle überwacht.

• Nicht übereinstimmende Informationen: Vergewissern Sie sich, dass alle eingereichten Dokumente denselben rechtlichen Namen und dieselbe Adresse wie Ihre Marken- und Domäneneinträge enthalten.
• Abgelaufene oder unvollständige Dokumente: Legen Sie nur aktuelle, offizielle Dokumente vor - veraltete oder fehlende Papiere können die Genehmigung verzögern.
• Unklare Bevollmächtigung: Identifizieren Sie eindeutig die Person, die befugt ist, im VMC-Verfahren für Ihre Organisation zu handeln, und dokumentieren Sie dies.